Focus sur la facturation sur Internet

Comment éviter les problèmes de facturation sur Internet ? Comment bien récupérer les factures, notamment sur les marketplaces des grandes plateformes digitales ?

Avec l’essor du commerce en ligne, les difficultés liées à la facturation se multiplient, que ce soit pour l’acheteur, qui doit produire les pièces justificatives de ses dépenses, que pour le vendeur qui doit trouver des solutions adaptées pour facturer. 

Facturation en ligne et e-commerce

Le canal dominant pour commercialiser des produits en ligne a longtemps été le site web du commerçant. Il avait la maîtrise intégrale de la chaîne logistique, de la commande des produits auprès de ses fournisseurs à la livraison au client final. Cela nécessitait de gérer le stockage, la préparation des commandes et leur expédition. Lorsqu’il ne sous-traitait pas la prestation, la gestion commerciale, marketing et administrative, avec notamment la production des factures, faisait partie intégrante du processus. 

C’était sans compter sur l’émergence et la croissance exponentielle des ventes via les marketplaces. Initialement, Amazon ou Cdiscount vendaient uniquement leurs propres références. En 2003 ¹, Amazon a modifié sa stratégie en devenant intermédiaire, mettant ainsi sa plateforme à la disposition d’autres revendeurs et fournisseurs, contre rétributions. Une stratégie qui a eu pour conséquences d’enrichir son catalogue et d’augmenter considérablement le chiffre d’affaires réalisé sur sa marketplace. Ce modèle commercial s’est considérablement développé. Ainsi, entre 2019 et 2020 ², le volume de ventes sur les marketplaces a progressé de 80 % dans le monde. 

Qu’est-ce qu’une place de marché ou marketplace ? 

La place de marché ou marketplace désigne une plateforme de vente qui met en relation des acheteurs et des vendeurs sur Internet. Elle permet ainsi à des vendeurs de commercialiser leurs produits ou leurs services sur les sites de e-commerce de grandes plateformes ³. Un espace dédié est alors réservé au professionnel (compte vendeur) qui, en y référençant ses offres, bénéficie d’une force de frappe colossale grâce à l’énorme base de clients de la plateforme, comme celles d’Amazon, de Cdiscount, de la Fnac, ainsi que d’Airbnb ou de Booking. 

Comment récupérer ses factures

Les acheteurs professionnels peuvent également s’y approvisionner mais il convient d’être vigilants. Parmi les principales difficultés, celles de pouvoir récupérer les justificatifs d’achat et la facture sont le plus fréquemment rencontrées. En effet, la justification des dépenses relève parfois plus de l’accusé de réception de commandes que de réelles factures. Néanmoins, même auprès de vendeurs tiers de la marketplace, il est possible de récupérer les pièces comptables. À noter toutefois que la facture ne sera disponible qu’après la livraison du produit et non au moment du passage de la commande.

Un service d’Amazon simplifie la gestion administrative pour les achats professionnels.   Amazon business est un service qui leur est entièrement dédié. Il permet de retrouver et de télécharger l’ensemble des factures, de choisir les modalités de règlement des commandes (à 30 jours, immédiat…). Il est également possible de gérer les droits d’accès au compte Amazon, notamment pour la récupération des pièces comptables. Cela peut s’avérer utile pour partager les documents avec un salarié ou le cabinet comptable. 

Comment optimiser la facturation

Les e-commerçants, au lancement de leur activité, éprouvent parfois des difficultés à choisir un logiciel de facturation adapté. La solution à retenir dépend de nombreux paramètres, notamment : l’ergonomie, le volume de factures à émettre, le canal de vente retenu, le budget…

De nombreuses offres sont présentent sur le marché. Auparavant, les logiciels « on-premise », c’est-à-dire installés sur les machines ou sur le réseau de l’entreprise, étaient plutôt la règle. Le modèle économique reposait sur l’achat d’une licence et l’acquisition de mises à jour. Désormais, de nombreuses offres de logiciels de facturation en mode SAAS ⁴ sont disponibles. Une simple connexion Internet permet alors d’accéder à l’outil de facturation. De nombreuses offres sont gratuites, limitées dans leurs options ou dans les volumes de factures que l’on peut traiter. Les critères de choix varient selon la taille de l’entreprise. Dans tous les cas, il paraît essentiel de s’assurer que le logiciel de facturation sélectionné puisse être directement lié à l’outil de gestion de la relation client de l’entreprise. L’intégration doit être suffisante pour éviter des « re-saisies » entre ces deux solutions. 

De nombreux e-commerçants ont recours à des CMS ⁵ pour lancer leur site web. Dans cette catégorie se trouvent, par exemple, Shopify, Prestashop, WooCommerce, Wix ou WiziShop, etc. Il est essentiel que la solution de facturation choisie soit compatible avec le support du site Internet (via des plug-ins ou des API ⁶) afin de permettre la récupération des informations des clients et l’édition automatique des factures. Plusieurs CMS proposent une solution de facturation intégrée. Certaines de ces plateformes de création de sites conseillent directement des outils de facturation compatibles.

Les solutions de paiement en ligne

Les e-commerçants ont également recours à des modules de paiement pour l’encaissement de leurs ventes. Outre les modules proposés par les banques traditionnelles, on retrouve également les systèmes comme PayPal, Stripe, SumUp… Les deux derniers proposent désormais des applications permettant de facturer en plus d’obtenir le paiement des sommes payées par les clients. 

Si les marketplaces rencontrent un succès grandissant, c’est aussi parce qu’elles proposent un ensemble de services à leurs vendeurs tiers. Ainsi, avec Amazon, les vendeurs n’ont plus à se préoccuper ni de l’encaissement des paiements, ni de la facturation. En effet, tout cela est géré directement par la plateforme facilitatrice. Seule condition à cela : les vendeurs commercialisant leurs produits auprès de particuliers ou de personnes bénéficiant d’un régime dérogatoire (PBRD) dans d’autres pays de l’Union européenne doivent obligatoirement utiliser le guichet unique de TVA OSS (One Stop Shop) ⁷. Faute de quoi, Amazon n’accepte pas de gérer la facturation.