Du ticket de caisse au e-ticket

Expert-comptable, associé INCIVO, animateur du GT de l'Académie sur les exigences fiscales en matière de SI

Le cadre légal et réglementaire des systèmes de caisse connaît plusieurs évolutions. La DGFiP 1 a publié, fin décembre 2020, une nouvelle version de son instruction fiscale sur les obligations de certification (BOI-TVA-DECLA-30-10-30 du 30/12/2020). En outre, la vérification de la détention des certificats ou attestations constitue l’un des points de contrôle du nouvel examen de conformité fiscale.

Le législateur a introduit deux nouvelles obligations qui s’inscrivent dans le mouvement général de dématérialisation, à l’instar de la facture électronique. À compter de 2023, l’impression du ticket de caisse ne sera plus obligatoire. Néanmoins, cette suppression envisagée na va pas sans poser des difficultés. Quant aux données de caisse, en principe archivées au moins une fois par exercice, elles devront être aussi transmises à l’administration. 

L’intérêt du ticket de caisse

Pour autant, la suppression pure et simple des tickets de caisse n’est pas envisageable. Si la facture est obligatoire pour les transactions entre professionnels, le ticket de caisse est utilisé comme reçu destiné à justifier la vente d’un bien ou d’un service à un particulier. De ce fait, il comporte moins d’informations ou de mentions obligatoires que la facture. 

Preuve de l’achat, il matérialise l’accord entre les parties, faute de contrat. Sa délivrance fait démarrer le délai des garanties légales et de conformité (remplacement ou réparation de tout produit défectueux dans les deux ans). Il sert aussi de preuve de la vente en cas de denrée avariée avant la date de péremption ou en cas de rappel de produit défectueux ou présentant un problème de sécurité. En cas de mise en cause de la responsabilité du vendeur et/ou du fabricant, il permettra de démontrer l’existence de la vente. 

Pièce justificative indispensable pour son émetteur, le ticket fait aussi l’objet de contrôles. Il permet au consommateur (mais aussi aux autorités administratives) de vérifier la conformité des prix appliqués par rapport à leur affichage en rayon ou sur site internet, y compris la prise en compte des réductions, rabais et ristournes. Il constitue un justificatif de recette et d’encaissement, et de calcul de la TVA. Il comporte la mention du mode de règlement (espèces, carte bleue, etc.). Il permet aussi de justifier de notes de frais dont le remboursement est demandé par les professionnels. à cet égard, on rappellera que lorsque le montant du ticket dépasse 150 € TTC, une facture devient nécessaire pour que l’acheteur professionnel puisse déduire la TVA.

C’est enfin un support de communication et de promotion. Les tickets sont fréquemment utilisés pour afficher des informations ou des messages publicitaires. Ils servent aussi à des opérations de fidélisation ou sont couplés à des bons d’achat ou à des coupons de réduction. Enfin, les tickets papier sont utilisés par les particuliers pour établir et suivre le budget de leur ménage.

Le cadre légal des tickets de caisse

La remise d’un ticket de caisse au client est facultative, mais le commerçant doit nécessairement délivrer ce document si l’acheteur le requiert. De plus, cette délivrance est obligatoire pour certaines activités :

• les prestations de service supérieures ou égales à 25 € TTC (arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983) ;

• la vente de viande de boucherie et de charcuterie (arrêté du 18 mars 1993).

Le Code de commerce et le CGI imposent à toute personne immatriculée de mentionner diverses informations sur ses factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires, ainsi que sur toutes correspondances et tous récépissés concernant son activité et signés par elle ou en son nom. De plus, certaines professions réglementées sont tenues d’y apposer des mentions supplémentaires.  

Toutefois, les fiches et tickets de caisse remis par les établissements de vente au détail à leur clientèle ne sont pas concernés par ces obligations, à moins qu’ils ne soient destinés à tenir lieu de factures acquittées (rép. min. n° 10819 : JO Sénat Q, 18 déc. 1971, p. 3277, concernant l’article 56 de la loi du 24 juillet 1966). 

Les notes délivrées à la suite d’une prestation de service doivent comprendre les informations suivantes :

• la date de rédaction de la note ; 

• le nom et l’adresse du prestataire ; 

• le nom du client ;  

• la date et le lieu d’exécution de la prestation ; 

• le décompte détaillé, en quantité et prix, de chaque prestation et produit fourni ou vendu, soit dénomination, prix unitaire et désignation de l’unité à laquelle il s’applique, quantité fournie ; 

• la somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises. 

Toutefois, le décompte détaillé est facultatif lorsque la prestation de service a donné lieu, préalablement à son exécution, à l’établissement d’un devis descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme aux travaux exécutés. 

Les tickets de caisse comprennent huit mentions obligatoires différentes : 

• le numéro du justificatif ; 

• la date de l’émission du ticket (année-mois-jour-heure-minute) ;

• le numéro de la caisse ;

• le montant total TTC ;

• le détail des articles ou prestations (libellé, quantité, prix unitaire, total HT de la ligne, taux de TVA associé) ;

• les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie (mode de règlement, notamment) ;

• les traces de modifications et corrections apportées ; 

• les coordonnées du commerçant. 

D’autres textes imposent directement ou indirectement l’utilisation de tickets de caisse imprimés. C’est le cas par exemple des débits de tabac, qui doivent conserver un exemplaire du ticket afin de l’agrafer sur le folio de revente. De même, pour récupérer la TVA sur les péages et parkings, le contribuable doit y apposer son identification complète (nom ou raison sociale, adresse ou lieu du siège social). Les discothèques et les bars dansants sont aussi tenus de délivrer des tickets « papier ». Des réglementations particulières s’appliquent également aux billetteries de spectacles (CGI, annexe 4, CGIAN4. – Article 50 sexies B).

Certains commerçants proposent désormais d’envoyer le ticket de caisse par courriel « pour préserver l’environnement » (notamment via des automates). Des terminaux de paiement permettent aussi d’envoyer une information (souvent limitée à l’équivalent du ticket de carte bleue) enregistrant préalablement le numéro de smartphone sur ledit terminal. Cette approche est généralement accompagnée de la création d’un compte fidélité.  Elle nécessite de récupérer les adresses mail et/ou les numéros de téléphone mobile des clients, lesquels se voient parfois assaillis d’offres commerciales. La formalisation du recueil du consentement du client est rarement organisée, ce qui ne va pas sans poser des difficultés vis-à-vis du RGPD et de la protection des données personnelles. Par ailleurs, en cas d’erreur d’adresse ou de numéro de téléphone, il n’est plus possible de récupérer la facture.

L’incidence de la certification des caisses

Les obligations de certification ou d’attestation des systèmes de caisse (CGI, art. 286, I, 3 bis) ont déjà fait l’objet de présentations détaillées dans la RFC (n° 523 – septembre 2018). La nouvelle version de l’instruction fiscale publiée en décembre 2020 apporte surtout quelque souplesse pour les logiciels de facturation, qui ne sont plus contraints de procéder à des clôtures quotidiennes, mensuelles et annuelles. 

Dans la perspective de la dématérialisation des tickets de caisse, il convient surtout de rappeler les obligations d’archivage des données de caisse qui pèsent sur les commerçants. En effet, la doctrine administrative impose leur archivage annuel sous format électronique et leur conservation dans le système ou sur support externe pendant 6 ans à compter de l’émission du dernier ticket (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30-§ 155). Cet archivage électronique répond à la nécessité de conserver les documents et données pour le cas où l’administration les demanderait, avec une assurance raisonnable qu’ils ne seront pas contestés. La mise en œuvre d’une procédure d’archivage donne date certaine aux documents et données pour une période utile (période comptable, exercice comptable et fiscal). Elle permet de figer les données et informations à conserver. La fonction de génération des fichiers d’archive est obligatoire dans les logiciels et systèmes de caisse (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30) et doit être mise en œuvre au moins une fois par exercice ou par année civile par l’entreprise utilisatrice. La pratique démontre malheureusement que peu de commerçants utilisent cette fonction, qui ne peut bien souvent être déclenchée qu’à l’initiative de l’utilisateur. De même, en cas de changement de caisse, l’entrepreneur oublie fréquemment de procéder à cet archivage, de sorte que les données ne seront plus disponibles en cas de contrôle. A contrario, un archivage des données chez un tiers archiveur certifié NF 461 ou Z42-013 serait à même de satisfaire aux conditions de conservation inaltérable, sécurisée et probante.

La conformité fiscale

Rappelons que dans le cadre du nouvel examen de conformité fiscale (ECF), que peut désormais effectuer l’expert-comptable à compter des comptes de l’exercice 2020 (d. n° 2021-25 du 13-1-2021) :

• de la détention par l’entreprise d’un certificat ou d’une attestation de conformité des caisses ;

• du respect des règles de conservation des justificatifs et données. 

Dès lors que le système de caisse respecte les critères de la loi « antifraude » (CGI, art. 286, I, 3° bis), chaque ticket, édité ou non, est enregistré en mémoire et doit faire l’objet d’une archive. Par conséquent, les informations du ticket restent disponibles, sous la forme de données. Ce qui permet d’envisager leur transmission au consommateur sous cette forme sans imprimer, à condition de pouvoir faire le lien avec celui-ci.

Les évolutions en cours de la législation

La loi antigaspillage

L’article 49 de la loi n° 2020-105 du 10 février 2020 relative à la lutte contre le gaspillage et à l’économie circulaire a modifié l’article L. 541-15-10 du Code de l’environnement en y introduisant les dispositions suivantes : « IV.- Au plus tard le 1er janvier 2023, sauf demande contraire du client, sont interdites » :

• l’impression et la distribution systématiques de tickets de caisse dans les surfaces de vente et dans les établissements recevant du public ;

• l’impression et la distribution systématiques de tickets de carte bancaire ;

• l’impression et la distribution systématiques de tickets par des automates ;

• l’impression et la distribution systématiques de bons d’achat et de tickets visant à la promotion ou à la réduction des prix d’articles de vente dans les surfaces de vente.

« Un décret fixe les modalités d’application de la disposition IV ». Ce décret devrait être adopté d’ici le 30 juin 2022.

Cette loi est motivée par des objectifs environnementaux, sanitaires et économiques :

• réduction de la pollution et des déchets ;

• arrêt de l’utilisation des tickets contenant du bisphénol, perturbateur endocrinien, responsable de cancers ;

• réduction des dépenses en rouleaux pour imprimantes papier et cartouches d’encre.

L’obligation de transmission des données

Cette obligation de transmission des données est prévue par la loi de finances pour 2021 (« e-reporting »). En effet, l’article 195 autorise le gouvernement à prendre par voie d’ordonnance « toute mesure relevant du domaine de la loi nécessaire à l’amélioration et la modernisation de la gestion par les entreprises ainsi que de la collecte et du contrôle par l’administration de la taxe sur la valeur ajoutée en :

[…] 2° Instituant une obligation de transmission dématérialisée à l’administration d’informations relatives aux opérations réalisées par des assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée qui ne sont pas issues des factures électroniques, soit qu’elles sont complémentaires de celles qui en sont issues, soit qu’elles se rapportent à des opérations ne faisant pas l’objet d’une facturation électronique ou n’étant pas soumises à l’obligation de facturation pour les besoins de la taxe sur la valeur ajoutée ». L’objectif est donc d’instituer un contrôle automatisé de la TVA à partir des données collectées.

Ces dispositions sont complémentaires à la généralisation progressive de la facture électronique entre professionnels et sa transmission à l’administration, prévue par le même texte. Concernant ce dernier sujet, la DGFiP a organisé depuis fin 2020 un processus de concertation. Les échanges ont permis d’aborder succinctement la transmission des données de caisse et de paiement. Serait envisagée la transmission du Z de caisse et des données de paiement, à un rythme quotidien, hebdomadaire ou mensuel selon le volume d’opérations du commerçant. De nombreux points restent cependant à définir. Ainsi, sera transmis, pour les factures, le statut de paiement, à savoir :

• la date de la transaction de paiement ;

• le montant du paiement en euros (y compris partiel) ;

• la date et le montant de l’escompte si paiement par avance ;

• le nom de l’établissement financier du destinataire du paiement ;

• les nom et prénom du destinataire du paiement (si cas particulier [affacturage]) ;

• le mode de paiement.

La question se pose de savoir comment adapter ces informations aux règlements enregistrés dans les caisses, lesquelles ne conservent qu’une partie de ces données. 

Par ailleurs, lors des discussions avec l’administration, il a été évoqué la possibilité de saisir en mode EFI, sur un portail dédié, ces informations, au cas où le commerçant ne posséderait pas de caisse enregistreuse, mais tiendrait un livre de caisse papier.

Les difficultés pratiques liées aux évolutions de la législation

La mise en œuvre de ces textes va se heurter à des considérations pratiques.

Comme évoqué ci-dessus, la possibilité de ne plus imprimer les tickets de caisse est limitée en réalité par les différents dispositifs qui obligent à la remise de ce document, voire à sa conservation sur support papier, quand bien même la copie électronique fiable permettrait d’en réaliser une version dématérialisée dans ce but. Le processus consistant à imprimer pour ensuite numériser n’est pas garant du meilleur bilan écologique ! 

La loi antigaspillage n’impose pas au commerçant de proposer une variante dématérialisée à l’impression des tickets de caisse et de carte bancaire. Aussi, faute d’une autre possibilité, il est probable que les clients demandent l’impression systématique du ticket afin de conserver une preuve d’achat. Dès lors, il devient essentiel d’organiser la dématérialisation complète de la transmission des tickets de caisse aux acheteurs. 

Le respect des données personnelles

Comme on l’a vu, la captation de l’adresse e-mail ou du numéro de téléphone portable n’est pas toujours conciliable avec le respect des données personnelles, ni avec l’instantanéité de certains actes d’achat, pour lesquels le consommateur ne souhaite pas perdre de temps à transmettre ses coordonnées. Quant à la transmission des informations via un smartphone… elle suppose que le consommateur en ait un, de plus compatible (même si le taux d’équipement est désormais élevé [plus de 78 % de la population]). Il reste des irréductibles.

L’archivage des données

Par ailleurs, il reste encore de nombreux logiciels ou systèmes qui ne sont pas certifiés ou attestés, et la démarche d’archivage régulier des données de caisse par les commerçants reste marginale. De sorte que les données ne seront pas conservées.

Les référentiels du GIE Cartes bancaires prévoient l’affichage d’un écran proposant au commerçant d’imprimer ou non le ticket de carte bancaire pour le client. Or certaines banques militent pour que le client se contente à l’avenir du relevé bancaire, sur lequel figure la transaction. Néanmoins, l’expérience montre que ces relevés sont parfois insuffisamment détaillés ou bien que la raison sociale du commerçant mentionnée sur ces relevés diffère de l’enseigne commerciale, ce qui complexifie les rapprochements. De plus, cela ne permet pas de vérifier immédiatement le montant du débit. à notre avis, il conviendra de proposer aussi des substituts permettant la transmission du ticket bancaire de façon dématérialisée.

Des solutions à l’étude

Au moins deux groupes de travail se sont constitués pour proposer des solutions tenant compte de ces considérations pratiques, auxquels des représentants du CSOEC participent : celui du Comité national des paiements sécurisés et celui de l’Association internationale de gouvernance du cachet électronique visible, en lien avec l’Académie des sciences comptables et financières.

Par ailleurs, il n’existe aucune normalisation, aucune définition standard de la structure d’une archive de caisse (contrairement au FEC, par exemple). Les certificateurs ont recensé au moins une centaine de formats différents sur le marché ! C’est pourquoi le GT de l’AIGCEV se propose aussi de structurer les informations des tickets de caisse en s’inspirant de la Factur-X, de façon à permettre une compatibilité ascendante entre ticket et facture. Ainsi, il sera plus facile de récupérer les données du ticket pour l’établissement d’une facture à un professionnel (montant supérieur à 150 € TTC). Cette normalisation faciliterait la transmission des données du ticket au consommateur.

 

Plusieurs pistes sont explorées pour transmettre ces informations. La difficulté réside dans la conciliation de la protection du consommateur, via un recueil explicite de son consentement et la garantie de la préservation de ses informations personnelles, et la facilité d’utilisation. De plus, il existe de très nombreux cas de figure : les systèmes de caisse et les choix techniques varient d’un fabricant à un autre, comme les activités exercées par les commerçants. La diversité du parc installé des dispositifs fait obstacle à une solution universelle.

L’authenticité et la valeur probante

La dématérialisation du ticket induit la question de son authenticité et de sa valeur probante pour l’acheteur. En effet, une donnée est aisément modifiable, sauf à la sceller par un cachet électronique. De même, la « rematérialisation » du ticket pourra s’avérer nécessaire dans certains cas, par exemple à l’appui d’une procédure judiciaire en cas de contestation de la transaction, ou tout simplement pour l’édition d’un duplicata (cession d’un bien d’occasion auquel est attachée une garantie non expirée). A cet égard, l’intégration d’un cachet électronique visible (CEV) permettrait de vérifier l’authenticité ou du moins le rapport exact de l’impression papier avec le ticket d’origine.

Avec la double perspective de la conservation obligatoire des archives et de la télétransmission des données de caisse, il paraît important que la profession d’expert-comptable participe à la concertation avec la DGFiP et aux travaux engagés par les groupes de travail dédiés. 

1. Direction générale des finances publiques.

 

 

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