Index égalité professionnelle : méthodologie et points de vigilance

Les entreprises d’au moins 50 salariés doivent calculer leur index de l’égalité professionnelle (IEP) entre les femmes et les hommes, pour le publier annuellement. Le calcul de cet index, complexe, implique de suivre une méthodologie rigoureuse. Les entreprises ne publiant pas leur index ou obtenant un index inférieur à 75 points sur 100 doivent mettre en place des mesures correctives, sous peine de sanctions financières élevées.

Afin de lutter contre les différences de traitement dans l’entreprise liées au genre ¹, le législateur a prévu un panel d’obligations pour les entreprises d’au moins 50 salariés.

• établissement d’un diagnostic égalité et d’une stratégie annuelle dans le cadre de la base de données économiques et sociales (« BDES ») ² ;

• négociation ou plan d’action annuels sur l’égalité professionnelle ³ ;

• consultation annuelle du CSE, notamment sur l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes ⁴ ;

• publication de l’IEP entre les hommes et les femmes ⁵…

Les modalités de calcul de l’IEP, fruit de l’imagination sans borne de l’administration, sont complexes à mettre en œuvre et impliquent de suivre une méthodologie rigoureuse à chaque étape du calcul.

Sans se vouloir exhaustive, la méthodologie présentée ci-après récapitule les étapes principales à suivre pour se conformer à la réglementation, et présente certaines des difficultés pratiques auxquelles les entreprises et leurs conseils peuvent être confrontés pour déterminer la note finale.

Étape n° 1 : définir le cadre d’assujettissement

Le champ d’application de l’obligation de publication a été progressivement élargi :

• aux entreprises d’au moins 1 000 salariés depuis le 1^er mars 2019 ;

• aux entreprises d’au moins 250 salariés depuis le 1^er septembre 2019 ; 

• et aux entreprises d’au moins 50 salariés depuis le 1^er mars 2020.

Ainsi, à ce jour, toutes les entreprises d’au moins 50 salariés sont tenues de calculer et de publier leur IEP annuellement.

Le calcul des effectifs de l’entreprise déterminant l’assujettissement à l’obligation est opéré selon les modalités classiques prévues par le Code du travail, sur la période de référence annuelle qui précède l’obligation de publication de l’index.

Valider le caractère obligatoire en fonction de sa forme juridique 

Si le texte vise les « entreprises » qui emploient au moins 50 salariés, la forme juridique importe peu : les associations et syndicats sont également concernés par cette obligation. 

Par ailleurs, concernant les unités économiques et sociales (UES) d’au moins 50 salariés, elles sont concernées par l’obligation de calcul de l’IEP quel que soit l’effectif des entreprises qui la composent. 

Enfin, en ce qui concerne les employeurs publics, seuls les EPIC et certains EPA employant au moins 50 salariés dans des conditions du droit privé sont assujettis à l’obligation de publier l’index. Les collectivités territoriales ne sont en revanche pas assujetties à cette obligation à ce jour.

Valider le caractère obligatoire par rapport au périmètre de calcul

L’index est calculé au niveau de chaque entreprise constituant une entité légale. Ainsi :

• lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements, le calcul des indicateurs est effectué au niveau de l’entreprise, et non au niveau de l’établissement ;

• lorsque plusieurs sociétés forment un groupe, les indicateurs doivent être calculés au niveau de chaque entreprise composant le groupe ;

• en cas d’UES reconnue, les indicateurs sont calculés au niveau de l’UES. 

Point d’attention : des structures de moins de 50 salariés appartenant à une UES de plus de 50 salariés sont concernées par le calcul de l’index, mais sans être concernées par l’obligation de publication de l’index, qui ne vise que les entreprises comportant au moins 50 salariés.

Déterminer la période de référence et la date de publication applicables

L’employeur choisira en général une période de référence calée sur son exercice annuel (par exemple du 1^er janvier au 31 décembre 2021 pour une publication au 1^er mars 2022), ou éventuellement une période de référence calée sur son exercice comptable.

Point d’attention : une fois cette période annuelle de référence choisie, il n’est plus possible de la modifier d’une année sur l’autre, hormis des raisons particulières et exceptionnelles à justifier auprès de la Dreets (changements dans la constitution de l’UES, difficultés économiques modifiant la configuration de l’entreprise…). Cette restriction est liée à d’éventuels effets d’optimisation. 

La stabilité de la période de référence permet également une meilleure visibilité sur l’évolution de la note obtenue d’une année sur l’autre.

Les indicateurs sont recalculés chaque année par l’employeur, au plus tard le 1^er mars de l’année en cours, à partir des données de la période de référence annuelle choisie par l’employeur qui précède l’année de publication des indicateurs. 

Point d’attention : pour les entreprises de moins de 250 salariés, l’indicateur relatif aux augmentations individuelles peut être calculé sur une période de référence pluriannuelle, à partir des données des deux ou trois années précédentes. Son caractère pluriannuel peut être révisé tous les trois ans.

Une entreprise dont l’effectif atteint le seuil d’assujettissement a trois ans pour publier son IEP et mettre les résultats à la disposition du CSE ⁶. 

Étape n° 2 : réunir et traiter les données

Certaines données contenues dans la BDES pourront servir au calcul de l’IEP, mais nécessiteront des retraitements.

Définir les salariés à prendre en compte

Les salariés à prendre en compte pour le calcul des indicateurs sont ceux présents sur la période de référence annuelle choisie par l’employeur. 

Point d’attention : certaines caractéristiques individuelles entrant en ligne de compte dans le calcul des indicateurs sont appréciées au dernier jour de la période de référence annuelle choisie par l’employeur ou au dernier jour de présence du salarié dans l’entreprise :

• âge ;

• niveau ou coefficient hiérarchique en application de la classification de branche ;

• niveau selon la méthode de cotation des postes de l’entreprise ;

• catégorie socioprofessionnelle.

Certaines catégories de salariés doivent toutefois, compte tenu de leurs caractéristiques, être exclues du panel de référence. L’administration a apporté différentes précisions sur les salariés à prendre ou non en compte. 

Définir les éléments de rémunération à prendre en compte

Afin que les éléments de comparaison soient le plus objectif possibles, un certain nombre d’éléments de rémunération sont exclus de l’assiette de rémunération à retenir.

Reconstituer la rémunération sur une base de temps plein

La rémunération prise en compte pour le calcul des indicateurs doit correspondre à la rémunération annuelle brute moyenne des salariés du panel, reconstituée en équivalent temps plein sur la période de référence annuelle considérée.

Notamment, il convient de reconstituer la rémunération pour :

• les salariés en arrêt maladie, même en cas de maintien de salaire (qui peut être partiel) ; 

• les salariés à temps partiel.

Point d’attention : les heures supplémentaires, les heures complémentaires, ne sont pas prises en compte dans la reconstitution de la rémunération.

Étape n° 3 : calculer les indicateurs

L’IEP se compose de quatre (pour les entreprises de 50 à 250 salariés) ou cinq (pour les entreprises de plus de 250 salariés) indicateurs qui évaluent les inégalités entre femmes et hommes dans les entreprises, sous la forme d’une note globale sur 100. 

Point d’attention : les trois premiers indicateurs pesant pour 75 % de la note finale, les actions de l’employeur doivent prioritairement se concentrer sur ceux-ci.

Indicateur « Écart de rémunération »

Cet indicateur mesure la valeur de l’écart global de rémunération existant entre les femmes et les hommes dans l’entreprise. Le calcul de cet indicateur est opéré en plusieurs étapes, récapitulées ci-après.

Répartition des salariés par âges et catégories de postes équivalents. Les salariés sont répartis en groupe par tranches d’âge et par catégories de postes équivalents. Les tranches d’âge sont les suivantes : moins de 30 ans, de 30 à 39 ans, de 40 à 49 ans, 50 ans et plus. 

Point d’attention : il n’est pas autorisé d’adapter ce critère, en retenant par exemple des tranches d’âge plus courtes ou plus longues, ou une répartition par ancienneté.

S’agissant des catégories de postes équivalents, l’employeur a le choix de constituer des groupes d’au moins trois hommes et trois femmes, selon une répartition par :

• niveaux ou coefficients hiérarchiques, par application de la classification de la convention collective ou d’une autre méthode de cotation des postes. Dans les deux cas, le CSE doit être consulté, et donc émettre un avis. En pratique, des échantillons peuvent par exemple être constitués par niveau de responsabilité, segmentation d’une CSP existante, ou regroupement de plusieurs CSP ;

• catégories socioprofessionnelles : ouvriers/ employés/techniciens et agents de maîtrise/ingénieurs et cadres. Ce mode de classement doit être retenu si le classement par niveaux ou coefficients hiérarchiques est impossible du fait de groupes inférieurs à trois femmes/trois hommes.

À noter, l’employeur a la possibilité de changer de méthode de répartition des salariés d’une année sur l’autre, les différents indicateurs seront comparés au cours d’un cycle de trois ans, peu importe que la méthode de répartition ait été modifiée.

En tout état de cause, la méthode de cotation des postes ne doit pas aboutir à une construction des catégories de postes équivalents par métier ou par fonction. 

Détermination de l’écart de rémunération moyen. Pour ce faire, il conviendra, dans chaque groupe défini, de successivement :

• reconstituer le salaire en équivalent temps plein pour chaque salarié ;

• calculer la rémunération moyenne des femmes et des hommes pour chacun des groupes définis ;

• déterminer pour chacun des groupes l’écart de rémunération en pourcentage : (rémunération moyenne des hommes – rémunération moyenne des femmes)/ rémunération moyenne des hommes ;

• mesurer le seuil de pertinence pour chaque groupe défini (5 % d’écart dans les groupes constitués par CSP, 2 % dans les groupes constitués par niveau ou coefficient hiérarchique) ;

• retraiter l’écart de rémunération : si l’écart de rémunération est positif, le seuil de pertinence est déduit de l’écart, sans toutefois pouvoir l’amener à devenir négatif (plancher à zéro) ; si l’écart de rémunération est négatif, le seuil de pertinence est ajouté à l’écart, sans toutefois pouvoir l’amener à devenir positif (plafond à zéro) ;

• ajuster l’écart constaté pour chacun des groupes par le ratio effectif du groupe/effectif total ;

• additionner les différents écarts de groupe pour obtenir l’écart global de rémunération entre les femmes et les hommes (résultat arrondi à la première décimale) ;

• appliquer le barème de points applicable en fonction de l’écart global mesuré.

Un barème de points dégressif (de 40 points à 0) est attribué en fonction de l’écart de rémunération calculé (de 0 % à supérieur à 20 %). Ainsi, une entreprise dans laquelle un écart de rémunération de plus de 20 % serait constaté entre les femmes et les hommes n’aurait aucun point au titre de ce premier indicateur.

Indicateur « Écart de taux d’augmentation individuelle » 

L’indicateur du taux d’augmentation individuelle évalue l’écart global de taux d’augmentations entre les femmes et les hommes au cours de l’année. 

Point d’attention : procéder à une augmentation de salaire le mois précédent le calcul de l’indicateur ou 11 mois avant celui-ci aura le même effet sur le calcul de l’indicateur final.

Pour les entreprises de 50 à 250 salariés, le calcul de cet indicateur peut être effectué sur une période de référence pluriannuelle, à partir des données des deux ou trois années précédentes, le caractère pluriannuel pouvant être révisé tous les trois ans. 

Point d’attention : effectuer deux simulations pour déterminer le mode de calcul le plus favorable en pratique peut se révéler pertinent. Un salarié augmenté chaque année sur une période de référence pluriannuelle ne sera toutefois pris en compte qu’une fois.

Pour calculer cet indicateur, il convient de respecter les étapes suivantes :

• répartir le personnel en groupes : la répartition par niveaux et coefficients hiérarchiques n’est pas autorisée ;

• ne prendre en compte que les groupes comprenant au moins 10 femmes et 10 hommes ;

• déterminer la proportion de salariés ayant bénéficié d’une augmentation au cours de la période de référence ;

Point d’attention : sont uniquement prises en compte les augmentations individuelles, correspondant à une augmentation individuelle du salaire de base, sans tenir compte des promotions (passage à un niveau ou coefficient hiérarchique supérieur). Sont ainsi notamment exclues les augmentations collectives décidées par accord collectif.

• calculer l’écart de taux d’augmentation pour chacun des groupes : taux d’augmentation des hommes-taux d’augmentation des femmes ;

Point d’attention :  une augmentation minime est comptabilisée de la même manière qu’une augmentation importante.

• ajuster l’écart constaté pour chacun des groupes par le ratio effectif du groupe/effectif total ;

• additionner les différents écarts pour obtenir l’écart global de taux d’augmentation entre les femmes et les hommes (résultat arrondi à la première décimale).

Pour obtenir l’intégralité des points de cet indicateur, une entreprise doit accorder les mêmes augmentations aux femmes qu’aux hommes, à 2 % près.

Indicateur « Écart de taux de promotions »

Cet indicateur est mesuré uniquement dans les entreprises de plus de 250 salariés. 

Il se calcule de la même façon que l’indicateur 2, en se référant au taux de promotion, c’est-à-dire au passage à un niveau ou à un coefficient hiérarchique supérieur. Il est conseillé à l’entreprise d’être le plus transparente possible sur la nature des promotions retenues, afin que les salariés et les représentants élus au CSE puissent identifier clairement ce qui est considéré par l’employeur comme une « promotion ». 

On soulignera que :

• les changements automatiques de coefficient en application d’une convention collective sont à prendre en compte pour le calcul de l’indicateur relatif aux taux de promotion ;

• un salarié promu au cours de la période de référence mais parti avant la fin de cette période sera pris en compte s’il remplit les conditions de présence minimale sur la période.

Le maximum de points est attribué aux entreprises qui, au cours de l’année, promeuvent autant de femmes que d’hommes à 2 % près.

Indicateur « Retour de congé maternité »

Cet indicateur est la traduction des dispositions du Code du travail ⁷ prévoyant qu’à leur retour de congé maternité, les salariées doivent bénéficier des augmentations générales ainsi que de la moyenne des augmentations individuelles perçues pendant la durée de ce congé par les salariés relevant de la même catégorie professionnelle ou, à défaut, de la moyenne des augmentations individuelles dans l’entreprise. 

Ainsi, soit l’entreprise a respecté cette obligation en ayant accordé une augmentation à l’ensemble des femmes revenant d’un congé maternité, elle percevra alors l’intégralité des points accordés à cet indicateur ; soit elle n’a pas respecté son obligation, et elle ne percevra alors aucun point.

Il convient d’avoir une appréciation large du congé de maternité, le congé d’adoption devant également être pris en compte dans le calcul de l’indicateur. L’indicateur concerne donc tout salarié, qu’il soit de genre féminin ou masculin. 

Dans sa circulaire questions-réponses, l’administration apporte des précisions utiles dans différentes situations : congé maternité suivi d’un congé parental/congé maternité prenant fin avant la fin de la période de référence considérée, suivi d’un congé parental se terminant après la fin de cette même période/congé maternité suivi de congés payés…

Point d’attention :  13 % des entreprises ayant publié leur IEP en 2021 ont obtenu un score de 0 sur cet item.

Indicateur « 10 plus hautes rémunérations »

Cet indicateur vise à mesurer la proportion de chaque genre parmi les 10 salariés ayant perçu les plus hautes rémunérations.

Pour obtenir ces 10 derniers points, une entreprise doit compter entre quatre et cinq femmes parmi ses 10 plus hauts salaires. Le barème est ici également dégressif, aucun point n’étant accordé s’il n’y a aucune femme ou une seule parmi le « top 10 ».

Point d’attention : 43 % des entreprises ayant publié leur IEP en 2021 ont obtenu un score de 0 sur cet item.

Étape n° 4 : définir le niveau de résultat final

Une fois les calculs opérés, les différentes informations doivent être reportées dans le tableur mis à la disposition de l’administration, pour déterminer la note obtenue à chacun des indicateurs, ainsi que la note globale.

Deux situations peuvent toutefois amener à retraiter le résultat obtenu :

Indicateurs incalculables

Dans les situations prévues ci-dessous, un ou plusieurs indicateurs se révéleront incalculables.

Point d’attention : si un ou plusieurs indicateurs ne sont pas calculables, les autres indicateurs sont calculés en appliquant la règle de la proportionnalité, pour ramener la note globale sur 100. Seule exception, si le nombre maximum de points pouvant être obtenus, au total, par l’entreprise, avant application de la règle de la proportionnalité, est inférieur à 75, l’IEP ne pourra être déterminé pour la période de référence annuelle considérée. 

Mesures de correction

Des mesures de correction peuvent être prises pour les entreprises n’ayant pas obtenu le maximum de points à l’indicateur n° 1, en fonction des circonstances suivantes.

Étape n° 5 : publication et transmission de l’index

Jusqu’à l’IEP publié en 2020, l’obligation de publicité concernait uniquement la note globale de l’index. L’entreprise n’avait donc pas d’obligation de publication du détail des indicateurs. 

À compter de l’IEP publié en 2021, l’entreprise a dû :

• publier la note globale, mais également le détail des indicateurs ⁸, de manière lisible et visible sur le site Internet de l’entreprise (sur la page d’accueil ou sur une rubrique facilement identifiable ou accessible) ; 

• ou à défaut de site Internet, porter ces informations à la connaissance des salariés par tout moyen (courrier papier ou électronique, affichage…).

Point d’attention : les informations publiées doivent depuis l’IEP publié en 2021 rester en ligne au moins jusqu’à la publication des résultats de l’année suivante. 

En parallèle, l’employeur devra, dans tous les cas, communiquer aux services de l’inspection du travail et au CSE (par le biais de la BDES), en même temps que ses résultats, le lien du site Internet sur lequel est publié son index.

Point d’attention : lorsque la note globale de l’Index est incalculable, l’employeur n’est pas assujetti à l’obligation de publication de cette note sur son site Internet. Seuls seront publiés les indicateurs calculables.

Étape n° 6 : engager des mesures correctrices en cas d’IEP inférieur à 75 points

Une entreprise qui n’atteindrait l’index minimum doit engager des mesures correctrices pour atteindre les 75 points dans les trois ans suivant la publication de son IEP.

Ces mesures annuelles ou pluriannuelles sont définies : 

• dans le cadre des négociations obligatoires sur l’égalité professionnelle ; 

• ou, à défaut d’accord, par décision unilatérale de l’employeur après avis du CSE.

Au titre de l’IEP publié en 2022, la loi du 24 décembre 2021 renforce les obligations pour les entreprises qui n’auraient pas atteint une IEP minimum (seuil à définir par décret, vraisemblablement 75 points). Elles devront :

• communiquer en interne et en externe les mesures de correction adoptées dans le cadre de la négociation obligatoire sur l’égalité professionnelle ;

• fixer et publier des objectifs de progression des indicateurs. 

Les sanctions encourues au titre du non-respect de la réglementation en matière d’égalité professionnelle sont volontairement élevées. Elles varient selon qu’il s’agit d’un non-respect d’une obligation de moyens (absence de publication de l’IEP, absence de fixation de mesures correctrices…), ou du non-respect de l’obligation de résultats (absence d’atteinte d’un IEP de 75 points au terme du délai de mise en conformité de trois ans) : 

Point d’attention : si la pénalité est appliquée sur le fondement de l’article L 1142-10 du Code du travail, l’employeur ne peut se voir appliquer la pénalité financière prévue par l’article L 2242-8, la réciproque n’est pas prévue. Ainsi, il est possible d’appliquer la pénalité pour manquement à l’obligation de moyen puis celle prévue pour l’obligation de résultat. 

***

L’obligation de publication d’un index en matière d’égalité hommes/femmes, au même titre que l’instauration de quotas, n’est évidemment pas la solution miracle pour instaurer une réelle égalité entre les hommes et les femmes. Les différents garde-fous réglementaires prévus dans les modalités de calcul n’empêchent pas différentes optimisations pour améliorer son score.

On l’aura compris, l’intérêt de cette obligation se mesure surtout au regard des actions correctrices mises en place. L’IEP incite les entreprises ayant de mauvais scores à engager des actions vertueuses en matière de politique salariale, dans une démarche d’amélioration à court, moyen puis long terme, qui contribuera à l’amélioration de leur marque employeur.  

Où en sont les entreprises sur leur index de l’égalité professionnelle ? 

• 2 % : la part des entreprises ayant publié un IEP 2021 de 100 points

• 53 % : le taux de répondants au 1–3–2021 dans les entreprises de 50 à 250 salariés

• 84 % : le taux de répondants au 1–3–2021 dans les entreprises de 1 000 salariés et plus

• 85/100 : la note moyenne des index publiés au 1–3–2021

• 300 mises en demeure et 11 pénalités depuis 2019

Repères et outils 

• Outil de calcul et de déclaration de votre index égalité professionnelle femmes-hommes « Index Egapro » (travail.gouv.fr)

• Index de l’égalité professionnelle : calcul et questions/réponses, 31 janvier 2022. Portail du ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion

• Guide « Égalité femmes-hommes. Mon entreprise s’engage », 8 mars 2021. Portail du ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion

• Auto-formation en ligne : Tout savoir sur l’index de l’égalité professionnelle femmes-hommes